Hoe de MEG samen zorgt voor gestroomlijnde processen

Weg met verspillende processen

Sandra besteedt zo’n 30% van haar tijd aan operationele zaken. “In een logistieke operatie gaan dingen soms anders dan verwacht. Dan moeten we dat op een creatieve manier zien op te lossen voor de klant.” Daarnaast zorgt ze dat collega’s worden getraind om hun werk continu te verbeteren, zodat fouten in de supply chain sneller worden opgespoord en de samenwerking in de keten verbetert.

Sandra’s achtergrond in lean management komt bij de MEG goed van pas. Lean is een veelgehoorde term, maar wat betekent het nu precies? “Met lean ga je eigenlijk terug naar de basis”, legt ze uit. “We vragen onszelf af: wat wil een klant? Hoe kunnen we dat bereiken zonder te veel tijd en energie te steken in de processen eromheen?” Zogeheten verspillingen worden geëlimineerd. Zo werkt de MEG bijvoorbeeld aan een optimale flow in de assemblagelijnen, zodat producten niet stil liggen te wachten. Door lean te werken snijdt het mes aan meerdere kanten: de productkwaliteit verbetert, de levertijd versnelt en de kosten dalen.  

Ook is de MEG trots op haar eerste klas Lean green belts. Dat zijn medewerkers die hun opgedane kennis op het gebied van continue verbetering weer doorgeven aan collega’s. “Onze teams denken continu na over de vraag: hoe zorgen we ervoor dat alles in één keer goed loopt op mijn afdeling?”

‘De lastige omstandigheden in ons werk maken de supply chain uitdagend’

Sinds Sandra’s komst is een nieuw ERP-systeem (Enterprise resource planning) live gegaan. In dit systeem worden alle orders verwerkt en de producten, klanten en leveranciers goedgekeurd. Ook helpt het de MEG met het opvolgen van orders en het traceerbaar houden van alle batches.

Complexe supply chain

Kortgezegd ziet de supply chain er als volgt uit: de medewerkers van de MEG selecteren leveranciers, verzekeren dat hun producten aan alle kwaliteitseisen voldoen, controleren de levering in het laboratorium, slaan de producten op in het warehouse en transporteren ze naar de plek van bestemming. Tijdens dit hele proces wordt de kwaliteit scherp bewaakt.

“Ons werk speelt zich af onder lastige omstandigheden”, vertelt Sandra. “Dat maakt de supply chain uitdagend.” In Afrikaanse landen zijn processen nu eenmaal moeilijker te plannen dan in Nederland. Ook de temperatuur is een uitdaging. “Een zending farmaceutische producten  kan zomaar een paar uur op een landingsbaan blijven staan. In de brandende zon op heet asfalt. Dan moet de temperatuur en daarmee de kwaliteit van de kits onder controle blijven.”

“Aan de producten worden steeds meer eisen gesteld”, stelt Sandra. “Logisch, want onze hulpmiddelen redden levens.” Ook de douaneregelgeving wordt steeds ingewikkelder. “De kwaliteitsregistraties moeten 100% kloppen, met 95% kom je niet meer weg.” Gelukkig voldoet de supply chain van de MEG aan alle relevante regelgeving en worden de hoge maatstaven gehaald.

“Voor een hoogzwangere vrouw in oorlogsgebied is een snelle levertijd van levensbelang”

Spoedleveringen

Omdat transporten per vliegtuig plaatsvinden, heeft de MEG een Known Consigner status. Dat betekent: een veilige logistieke keten met snellere douanechecks en beveiligingsprocedures, waardoor de medische hulpmiddelen sneller geleverd worden.

Ook het nieuwe, top-of-the-bill warehouse in Vuren heeft de supply chain versoepeld. Dit magazijn heeft plek voor 18.000 pallets en ligt dichtbij de grootste haven van Europa (Rotterdam). Verder kunnen de vrachtwagens binnen een uur op meerdere vliegvelden zijn. Stel dat er een overstroming of aardbeving is, dan zijn de Emergency Kits binnen 48 uur ter plaatse. “Zo’n spoedoperatie gebeurt meerdere keren per week”, vertelt Sandra. “Iedereen laat alles uit zijn handen vallen en werkt samen om te zorgen dat de vliegtuigen gehaald worden. Ontzettend mooi om te zien.”

Sandra en haar collega’s analyseren de leverbetrouwbaarheid continu. Mocht er vertraging zijn, dan zoeken ze meteen naar de oorzaak. En zorgen ze dat terugkerende obstakels zich in de toekomst niet meer voordoen. Daarvoor is goede samenwerking belangrijk. Met verschillende afdelingen onderling, maar ook met leveranciers en afnemers. “Voor een hoogzwangere vrouw in een oorlogsgebied is een snelle levertijd van levensbelang.”

Een veilige en duurzame keten

De MEG krijgt regelmatig bezoek van de inspectie gezondheidszorg, de marechaussee en de douane. “Dat is volkomen terecht, want de transport en opslag van geneesmiddelen is aan strenge regelgeving gebonden. De controlerende instanties zijn onder de indruk de processen in ons professionele warehouse.”

De supply chain van de MEG is de laatste jaren verduurzaamd. Zo liggen er 3.000 zonnepanelen op het dak van het warehouse en wordt continu gezocht naar milieuvriendelijke verpakkingsmethodes. “Voorheen werden onze dozen opgevuld met plastic, om verschuivingen te voorkomen”, noemt Sandra. “Nu gebruiken we kartonnen strips. Die zijn stevig en minder vervuilend.” Ook onderzoekt haar team of pallets van kokos gemaakt kunnen worden. Lichter, goedkoper én duurzamer.

Lokale supply chains worden eveneens gestroomlijnd, zodat bijvoorbeeld Afrikaanse landen in de toekomst meer zelf kunnen inkopen en produceren. “Niet alle kits die we aan een distributiecentrum leveren, worden daar gebruikt. Soms moeten ze doorgestuurd worden naar een andere provincie. Door de dozen bijvoorbeeld verschillende kleuren labels te geven, kan een lokale medewerker die geen Engels kan lezen, ze toch gemakkelijk doorsturen.” Verder geeft de MEG lokale trainingen voor het gebruik van medische hulpmiddelen. “Hoe je een paracetamol inneemt, hoef je niet uit te leggen. Maar een x-ray machine installeren is best ingewikkeld.”

Kippenvelmomenten

Uiteindelijk zijn het de mensen het verschil maken in een supply chain, vindt Sandra. “Onze medewerkers zijn ons grootste goed. Ik heb bij veel bedrijven gewerkt, maar het team hier is opmerkelijk betrokken. Gemotiveerde jonge mensen, met het hart op de goede plek en een sterke werkethiek. Niet lullen, maar poetsen. Laatst vertelde een klant nog dat ze zo onder de indruk was van de magazijnmedewerker die haar rondgeleid had. Ze zei dat je kon zien dat hij echt trots was op zijn werk. En ze had gelijk.”

Zelf zijn de professionele en vriendelijke medewerkers ook trots op hun werk. Dat viel Sandra meteen op. Ze hoeft het team zelden te motiveren een taak op te pakken. “Integendeel. Ze zien mogelijke verbeteringen zelf. En gaan meteen aan de slag. Als ze vervolgens een groot applaus ontvangen van collega’s, krijg ik kippenvel. Daar doe ik het voor.”