Van fabriekscontrole tot snelle service: “De MEG zet kwaliteit voorop”

Fabrieken en hulpmiddelen keuren

“Mijn afdeling, Quality Assurance (QA), beoordeelt zowel de individuele producten als de fabrieken waar ze vandaan komen”, legt Johan uit. Als het inkoopteam een interessante leverancier op het oog heeft, onderzoekt QA of de producten voldoen aan de vereisten van de Wereldgezondheidsorganisatie (WHO). “Voor de beoordeling van alle eigenschappen van een geneesmiddel is er een aparte vragenlijst met minimumcriteria waaraan een product moet voldoen. Uit welke grondstof bestaat een medicijn? Voldoet die grondstof aan de normen? Maar ook: hoe stabiel is een geneesmiddel bij een bepaalde temperatuur?”

‘Pas als wij als QA akkoord geven, mag een product verkocht worden’

QA bepaalt ook of een fabriek geïnspecteerd moet worden. In sommige gevallen doet QA dat zelf. Daarnaast heeft de MEG een expert in India gecontracteerd, waar veel van de geneesmiddelen geproduceerd worden. “De lokale expert inspecteert nieuwe fabrieken voor ons. Vervolgens schrijft hij een rapport, dat wij weer beoordelen. Pas als wij zeker weten dat alles in orde is, wordt de fabriek goedgekeurd. En eens in de drie jaar inspecteren we opnieuw.” Steekproefsgewijs laat QA daarnaast geneesmiddelen testen, in een laboratorium in Nederland of in India.

Als verantwoordelijk apotheker is Johan, net als CEO Marcel Claessen, wettelijk aansprakelijk voor de kwaliteit van de geneesmiddelen en medische hulpmiddelen die de MEG levert. Geneesmiddelen moeten voldoen aan duidelijke Europese richtlijnen, zoals de Good Distribution Practice (GDP) en Good Manufacturing Practice (GMP). Een andere belangrijke norm is de ISO 9001, die eisen stelt aan het kwaliteitsmanagementsysteem van een bedrijf. Verder inspecteert de Nederlandse Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ)  eens per drie jaar of de MEG nog steeds aan alle voorwaarden voor een farmaceutische groothandelsvergunning voldoet.

Kwaliteit is cruciaal

Hoe werkt kwaliteitsborging nu in de praktijk? Laten we een antimalariamiddel als voorbeeld nemen. Stel dat dit middel aan alle eisen voldoet, dan koopt de MEG het in. Totdat QA het medicijn vrijgeeft, ligt het in quarantaine en is het computertechnisch geblokkeerd. De magazijnmedewerkers maken foto’s van het middel, checken alle labels en controleren de temperatuurlogger. “Temperatuurwisselingen zijn van invloed op de kwaliteit van het antimalariamiddel”, stelt Johan. “In India is het een stuk warmer dan hier. Met zo’n logger kunnen we een uitdraai maken van de temperaturen die het middel had gedurende het transport van India naar de ons warehouse.”

Afgelopen jaar is het nieuwe softwareprogramma NAVISION-ERP (Enterprise resource planning) live gegaan. In dit systeem worden alle producten, klanten en leveranciers goedgekeurd. Gebeurt dat niet, dan blokkeert het systeem en kan een medicijn of apparaat niet verkocht worden.

Als alle specificaties kloppen, wordt het medicijn vrijgegeven en verpakt voor de klant. Twijfelt QA? Dan wordt het goed opgeborgen en na aanvullende tests nogmaals beoordeeld. Het verkoopteam wil vaak sneller vooruit met de producten dan QA. “Pas als wij akkoord geven, mag een product verkocht worden. Een concurrerende uitgangspositie en dus voordelige prijs zijn ook belangrijk, maar kwaliteit staat voorop.”

Ook in het distributiecentrum van de MEG wordt de kwaliteit goed gewaarborgd. Ieder product is opgeslagen onder de beste omstandigheden. Zo ligt de temperatuur in het magazijn nauwkeurig tussen de 15 en 25 graden en in de koelkast tussen de 2 en 8 graden.

Local sourcing

Sinds een aantal jaar doet de MEG aan local sourcing. Waar mogelijk worden geneesmiddelen lokaal ingekocht en ontwikkeld, zodat de landen in Afrika op den duur zelfvoorzienend worden. Eén van de focuslanden is Nigeria, waar een kwart van alle Afrikanen woont. “In Nigeria wordt nu een reeks producten ingekocht en geproduceerd”, zegt Johan. “Wij screenen de verschillende fabrieken en selecteren er een aantal. De lokale overheid heeft ze dan al goedgekeurd, maar wij doen extra controles en inspecties. Zodat we zeker weten dat de kwaliteit goed is.”

Ook lokaal worden producten steekproefsgewijs getest. Denk aan antibiotica die seropositieve patiënten dagelijks moeten slikken. “Dit concept rollen we nu verder uit in Oost-Afrika. Ik denk dat we hiermee vooroplopen op onze concurrenten.”

‘Ons werk gaat niet alleen om kwaliteit van dozen, maar om kwaliteit van mensenlevens’

Spoedreis naar Oman

Ook met de sterke focus op kwaliteit maakt de MEG het verschil, denkt Johan. Natuurlijk gaat er weleens wat mis, maar dat lost het bedrijf meteen op. Zo moest er laatst met spoed een recall-actie opgezet worden. Een lading cholera kits was al verstuurd naar het opslagmagazijn van de WHO in Oman, toen de leverancier belde. Er was iets mis met een badge iv-catheters. “Dan moet je snel handelen”, vertelt Johan. “Er waren twee opties: alles terughalen en hier vervangen of op het vliegtuig stappen om het daar te doen.”

Samen met een collega uit het warehouse vloog Johan naar Oman. Ze stapelden 60 pallets met producten af, maakten de kits open, haalden de foute catheters eruit en stopten de nieuwe erin. Ook de stickers en labels pasten ze aan. “Zo’n herstelactie waarderen klanten”, merkte Johan. “Dat laat zien dat we pro-actief zijn en problemen serieus nemen. En dat we open, eerlijk en transparant werken.” Ook dat is kwaliteitsborging, vindt de quality assurance manager. “Niet alleen zorgen dat producten van goede kwaliteit zijn, ook snelle en vriendelijke service verlenen. Kwaliteit is een taak van ons allemaal.”

Waslijst aan wensen

Ondanks enkele hobbels op de weg, is Johan tevreden over de prestaties van de MEG in de afgelopen jaren. “Klanten hebben soms een brede waslijst aan wensen, maar we doen het allemaal. Of er nu een ebola-uitbraak in Congo is, of een project om kindersterfte omlaag te brengen in Ethiopië.” Er heerst een goede sfeer in het bedrijf, vindt de ervaren apotheker. “Als we een groot project succesvol afronden, vieren we dat samen.”

Die successen zorgen ervoor dat Johan nog steeds goed op zijn plek zit bij de MEG. Al denkt hij graag terug aan zijn jaren in Uganda en Ghana. “Afrika pakt je of het pakt je niet. Ik was meteen verkocht. Ja, er is een hoop ellende en het is hard werken. Maar alles wat je als zorgverlener doet, draagt iets bij. Je hulp is tastbaar. Uiteindelijk gaat ons werk hier niet alleen om de kwaliteit van dozen. Het gaat om de kwaliteit van mensenlevens.”